Cada vez son más las organizaciones y los equipos de trabajo que se reúnen para crear planes de trabajo y de proyectos con el fin de lograr los objetivos que la empresa requiere. Pero para obtener un resultado exitoso, el sólo hecho de planear, no es suficiente. Si queremos lograr una ejecución exitosa de nuestros proyectos, necesitamos una buena planeación y una serie de herramientas que nos permitan monitorear y dar seguimiento a ese plan. El Project Management Institute (PMI) le llama a este proceso “Control”.
Cuando un proyecto entra en etapa de ejecución, es necesario supervisar el avance o desempeño para asegurar que todo vaya de acuerdo a lo planeado, esto implica hacer cortes en determinados periodos, medir el avance real y compararlo contra el avance planeado en la fecha de corte. Si en algún momento durante el proceso del proyecto nos percatamos que se encuentra retrasado, es necesario tomar acciones correctivas para volver a retomar el camino y disminuir la desviación del avance real contra el programado para poder terminarlo conforme a lo acordado.
El primer paso para llevar el proceso de control es definir en el plan del proyecto el tipo de reporte con el cual se monitoreará el proyecto y la periodicidad, puede ser diario, semanal, quincenal o mensual, dependiendo de la complejidad o la duración global del proyecto. Si el proyecto tiene una duración global de un mes, el período de presentación del reporte podría ser tan corto como un día. Pero, si el proyecto requiere seis meses, entonces
la periodicidad del reporte puede ser semanal.
La clave para el control efectivo está en llevar a cabo este proceso sistemáticamente, realizar el análisis y darle seguimiento a los planes de acción que se tengan que implementar.
Dos de las herramientas clave que tenemos que monitorear en este proceso de control es el programa del proyecto, para evitar que terminemos más tarde de lo planeado y el control presupuestal, para evitar incurrir en gastos innecesarios y revisar las oportunidades respecto a costo que puedan darse a lo largo del proyecto.
Para llevar el control con estas herramientas requerimos recopilar la información del desempeño real del proyecto, que incluye el tiempo real en el que se iniciaron y/o terminaron las actividades; el monto de lo que hemos contratado y lo pagado a la fecha. Además de cualquier cambio al alcance del proyecto que impacte en tiempo y en el presupuesto. Estos cambios pueden ser por iniciativa del cliente, del equipo o pueden ser el resultado de un suceso imprevisto.
Para incluir estos cambios al proyecto, es necesario establecer un procedimiento para autorización de los mismos y una vez que las modificaciones han sido aceptadas por el cliente e incorporadas al plan es necesario actualizar los parámetros de referencia para monitorear el desempeño.
Es importante tomar en cuenta que la información con la que se lleve el monitoreo debe ser la última actualización a la fecha de corte para que puedan ser una base confiable para tomar las decisiones y las acciones correctivas más convenientes al proyecto.
El proceso de control continúa durante todo el proyecto. En general, mientras más corto sea el período de presentación de los reportes, son mayores las posibilidades de identificar los problemas a tiempo e implementar acciones correctivas efectivas para evitar que el proyecto pueda salirse de control tanto, que impida lograr el objetivo o los objetivos completos. En ocasiones es necesario aumentar la frecuencia de la presentación de reportes durante las etapas críticas o con desfases importantes para dar un seguimiento más puntual hasta asegurarnos que el proyecto está de nuevo dentro del programa o del presupuesto.
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